檔案柜在使用的時候要小心什么問題出現
發布時間：2024-05-28
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檔案柜的使用技巧
檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時使用。 預歸檔管 文件管理 定義文件模板 結構定義、錄入字段設置、報表維護、排序設置、網頁發布字 段設置、條形碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數據顯示規則設置。
1.文件登記 主要負責對收集來的以及從OA等公文系統中轉過來的文件信息進行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護 可將常用的有規律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。
2.批量上傳電子文件 在實際工作中，用戶一般會先進行文件目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描。 掃描路徑設置 本功能用來設置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關規則。 文件報表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報表。
3.查詢借閱 文件檢索 對文件庫進行跨類查詢。 文件查借閱登記 進行借閱登記。 文件查借閱管理 對文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統計 文件統計 對系統內的文件數據進行統計。 文件保管 文件銷毀 實現文件的銷毀情況的登記和管理。
4.文件丟失登記 實現文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進行文件的歸檔過程。 立卷選項 此模塊中選擇立卷的方式檔案管理 檔案管理 定義檔案模板 設置檔案庫的一些業務規則，其中包括：結構模板的定義、編 目字段的選擇、檔號規則設置、報表維護、排序設置、字段值設置、檔案庫關聯、網頁發布字段、條碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數據顯示規則的定義。
5.檔案庫管理 建立檔案的分類庫。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊，實現檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護 可將常用的有規律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實際工作中，用戶一般會先進行檔案目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描。
6.掃描路徑設置 本功能用來設置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關規則。 打印處理 報表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報表。 檔案專用 跨庫檢索 實檔案庫跨庫檢索。 跨類檢索 實檔案庫跨類檢索。
7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔、 數據庫等異質海量信息實現統一檢索，提供關聯檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。
8.利用模板設置 借閱模板設置功能是檔案實體借閱相關借閱數據表的定義及維護。 檔案利用登記 檔案借閱登記實現檔案利用者對檔案實體(紙質檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關信息的登記，如借出檔案的檔號、題名、借閱人、借出時間等信息。
智能檔案柜的清洗要求
1、首先，要盡量避免自動檔案柜接觸到水分。在使用過程中，應該要避免檔案柜接觸水分，否則容易引起檔案柜表層的生銹，影響到檔案柜的美觀與使用。而且檔案柜中一般都要保存資料，資料也不能夠碰到水份，很容易損壞檔案，所以避免檔案柜與水分接觸是十分必須的。
2、其次，要避免有尖銳器物劃破檔案柜的表層。在平常對檔案柜的使用過程中，要盡量檔案柜與尖銳物品的接觸，如果刮花了檔案柜的表層，一是影響檔案柜的美觀，二也更加容易使得檔案柜氧化生銹。
3、在對自動檔案規進行清潔時， 好先用干凈的抹布將其擦拭干凈之后，再用干布將其擦干，避免水分的殘留，導致檔案柜生銹等。
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